Направете си свой шаблон за фактури — с помощта на AI

В предишната статия казах, че за фактури не ви трябва програма, ако издавате по няколко на месец. Ето и другата половина: как точно се прави шаблонът.

Тази статия е за сглобяването на инструмента, не за счетоводство. Ще стигнем до момента, в който имате работещ файл, който смята сам и изнася PDF. Какви реквизити задължително трябва да съдържа фактурата във вашия конкретен случай е въпрос към счетоводителя ви — за това има причина, до която стигам в края.

Кога това е добра идея и кога не е

Честно, преди да похарчите половин час: собственият шаблон има смисъл при малък и предвидим обем — примерно до 10–15 фактури месечно, повтарящи се клиенти, прости услуги.

Не си правете шаблон, ако: издавате десетки фактури седмично, работите с складови наличности, нуждаете се от автоматично подаване към счетоводна система, или имате сложни случаи с ДДС. Там програмата за 30 лв спестява много повече от това, което струва.

Какво ще направим

Един файл в Google Sheets с три листа:

• Фактура — това, което клиентът вижда и получава като PDF.
• Клиенти — списък с данните им, за да не ги пишете всеки път.
• Дневник — всяка издадена фактура на един ред, за номерацията и за справки.

Разделянето на три е важното решение тук. Повечето хора правят един лист, после копират целия файл за всяка следваща фактура — и след половин година имат 60 файла и никаква представа коя е платена.

Стъпка 1: Опишете какво искате, вместо да го строите

Тук идва частта, която спестява най-много време. Вместо да търсите как се прави формула, опишете задачата на AI на нормален български.

Отворете ChatGPT или Gemini и напишете нещо подобно:

Ключът е в конкретиката: кои редове, коя колона, какво да прави при празен ред. Общ въпрос дава общ отговор. Конкретният въпрос дава формула, която можете да поставите направо.

За горния пример отговорът ще изглежда приблизително така:

=IF(B15="";"";C15*D15)

Стъпка 2: Автоматичната номерация

Номерът на фактурата е мястото, където ръчните шаблони се чупят. Изберете го веднъж и го оставете да се движи само.

Най-простият работещ вариант: в листа „Дневник“ всяка фактура е ред, а новият номер е предишният плюс едно. В самата фактура номерът се тегли оттам, а не се пише на ръка.

Промпт, който върши работа:

Резултатът обикновено ползва MAX и TEXT. Не е нужно да ги знаете наизуст — нужно е да проверите, че работи: добавете ред в дневника и вижте дали номерът се увеличава.

Стъпка 3: Данните на клиента без преписване

В листа „Клиенти“ слагате по един ред на клиент — име, адрес, ЕИК, данни за контакт. Във фактурата избирате клиента от падащо меню и останалите полета се попълват сами.

Това е класическа задача за VLOOKUP — или по-новото XLOOKUP, ако версията ви го поддържа. Писал съм за тези функции в 5 функции в Google Sheets.

Падащото меню се прави от „Данни → Проверка на данните“ с диапазон от листа „Клиенти“. Ако не намирате менюто, попитайте AI къде е — версиите се различават, а описанието на пътя се сменя по-често от самата функция.

Стъпка 4: PDF, който изглежда прилично

Google Sheets изнася PDF през „Файл → Изтегляне → PDF документ“. Три настройки правят разликата между нещо аматьорско и нещо, което се праща на клиент:

• Изнасяйте само листа „Фактура“, не целия файл.
• Задайте област за печат точно около фактурата, за да няма празни колони отдясно.
• Скрийте мрежата (gridlines) — иначе PDF-ът излиза като таблица, а не като документ.

Отделете пет минути за това. Фактурата е документ, който клиентът свързва с вас — как изглежда има значение.

Стъпка 5: Проверете, преди да я пратите на някого

AI бърка. Не често при прости формули, но бърка — и най-лошият вид грешка тук е тихата: формула, която дава число, само че грешното.

Минималната проверка преди първата истинска фактура:

• Сметнете един ред на калкулатор и сравнете със сумата в таблицата.
• Проверете общата сума при три реда, после при един и при празен шаблон.
• Издайте две последователни фактури и вижте, че номерата не се повтарят.
• Отворете PDF-а на телефон — там се вижда, ако нещо изпада извън страницата.

Какво научихте всъщност

Шаблонът за фактури е поводът. Истинското умение е друго: да опишете ясно какво ви трябва, да получите работещо решение и да го проверите, преди да му се доверите.

Същият подход върши работа за график на служители, справка за поръчки, калкулатор за оферти. Спестените 300 лв годишно са приятни. По-ценното е, че следващия път няма да чакате някой друг да ви го направи.